Datenschutz­bestimmungen

ANKERZEIT Familienentlastung & Familienentwicklung GmbH

Letzte Aktualisierung: 3.11.2026

Vertrauen beginnt mit einem achtsamen Umgang mit Daten. Kinder und Familien schenken uns etwas sehr Wertvolles: ihr Vertrauen. Deshalb behandeln wir personenbezogene Daten mit derselben Sorgfalt, Verlässlichkeit und Aufmerksamkeit, die auch unsere Betreuung auszeichnet.

Wir erheben ausschließlich jene Informationen, die für eine sichere, gut organisierte und qualitativ hochwertige Betreuung sowie für den Betrieb unserer Website und unseres Buchungssystems erforderlich sind. Dabei orientieren wir uns konsequent an den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) sowie am Prinzip der Datenminimierung. Unser Ziel ist es nicht, möglichst viele Informationen zu sammeln, sondern genau jene, die uns helfen, Kindern einen sicheren Rahmen und Familien eine verlässliche Unterstützung im Alltag zu bieten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO ist:

ANKERZEIT Familienentlastung & Familienentwicklung GmbH

Mag. (FH) Birgit Pecher, Geschäftsführerin
Melnitzkygasse 1, 1220 Wien (Firmensitz laut Firmenbuch)
Sonnenallee 28, 1220 Wien (Betriebsstandort)
Österreich
Telefon: +43 1 361 96 99
E-Mail: hallo@ankerzeit.wien
Website: www.ankerzeit.wien

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte oder zu dieser Datenschutzerklärung können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Diese Datenschutzerklärung liegt zudem, soweit in der Sonnenallee 28 personenbezogene Daten erhoben werden (insbesondere im Rahmen des Elternfragebogens vor Ort), am Standort Sonnenallee 28, 1220 Wien, zur Einsichtnahme auf.

Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit liegt unabhängig vom jeweiligen Leistungs- oder Veranstaltungsort – also auch bei Ausflügen, externen Kooperationsstandorten oder sonstigen außerhalb des Standorts Wien 1220 stattfindenden Angeboten – bei der ANKERZEIT Familienentlastung & Familienentwicklung GmbH. Sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den Angeboten von ANKERZEIT unterliegen dieser Datenschutzerklärung.

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da nach derzeitigem Verarbeitungsumfang keine gesetzliche Verpflichtung hierzu gemäß Art. 37 DSGVO besteht. Diese Einschätzung wird von ANKERZEIT laufend überprüft, insbesondere im Fall einer Ausweitung der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten in größerem Umfang.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

ANKERZEIT verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich

• rechtmäßig, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise (Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO),

• für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke, ohne Weiterverarbeitung in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO),

• dem jeweiligen Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO – Datenminimierung),

• sachlich richtig und, soweit erforderlich, auf aktuellem Stand (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO),

• nicht länger als für die Verarbeitungszwecke erforderlich in einer die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglichenden Form (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO),

• unter Gewährleistung angemessener Sicherheit durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO).

ANKERZEIT überprüft regelmäßig, welche Daten für den jeweiligen Betreuungs- und Geschäftszweck tatsächlich benötigt werden, und verzichtet bewusst auf die Erhebung nicht erforderlicher Informationen. Dieser Grundsatz gilt insbesondere für die in Abschnitt 9 beschriebenen sensiblen Gesundheits- und Verhaltensdaten von Kindern.

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten nur, wenn dies im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen und dieser Datenschutzerklärung steht.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zur Bearbeitung von Anfragen, zur Bereitstellung der von ANKERZEIT angebotenen Dienstleistungen sowie zur Verbesserung der Website.

Die jeweilige Rechtsgrundlage richtet sich nach dem konkreten Verarbeitungszweck. Sie kann insbesondere in der Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), dem Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO), einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder den berechtigten Interessen von ANKERZEIT (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) liegen. Zu diesen berechtigten Interessen zählen insbesondere die Bereitstellung, Verbesserung, Entwicklung und Bewerbung unserer Angebote, Dienstleistungen und Webseiten, die Kommunikation mit Ihnen und die Verwaltung der Beziehung zu Ihnen, die Verbesserung der Sicherheit unserer Angebote, Dienstleistungen, Webseiten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie anderer Personen und der Schutz von ANKERZEIT und seinen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern vor rechtswidrigem Verhalten.

3. Übersicht der verarbeiteten Datenkategorien

Je nach Art der Nutzung unserer Angebote können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Stammdaten der Eltern/Erziehungsberechtigten
Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.

Stammdaten des Kindes
Vorname, Nachname, vollständiges Geburtsdatum (siehe Abschnitt 4).

Buchungs- und Vertragsdaten
gebuchte Leistungen, Termine, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen.

Notfalldaten
Notfallkontakte, abholberechtigte Personen, Telefonnummern.

Betreuungs- und gesundheitsrelevante Angaben (besondere Kategorien gemäß Art. 9 DSGVO)
Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamente, chronische Erkrankungen, körperliche Besonderheiten, gesundheitliche Einschränkungen, freiwillig bekannt gegebene Diagnosen (z. B. ADHS, Autismus-Spektrum), Hochsensibilität, bekannte Verhaltensbesonderheiten und Trigger, sonstige betreuungsrelevante Besonderheiten.

Kommunikationsdaten
E-Mail-Verkehr, Kontaktformulare, Anfragen, Feedback.

Zahlungsdaten
im Rahmen der Online-Zahlungsabwicklung übermittelte Transaktionsdaten (siehe Abschnitt 8).

Beitrags- und Sponsoringdaten
Name, Firma, UID-Nummer, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betrag und Art des Beitrags, Angaben zur gewünschten Namensnennung und Logo-Verwendung, Nachricht (siehe Abschnitt 8.6 bis 8.9).

Daten im Zusammenhang mit Ausflügen und Zusatzangeboten
Name, Notfallkontakte, sofern erforderlich Buchungsdetails, die an externe Kooperationspartner weitergegeben werden (siehe Abschnitte 10 und 11).

Bilddaten
Fotos oder Videos, ausschließlich im Rahmen einer gesonderten Einwilligung (siehe Abschnitt 14).

Technische Daten bei Websitebesuch und WLAN-Nutzung
Logfiles, IP-Adresse, Zeitpunkt und Dauer der Verbindung (siehe Abschnitte 5 und 12).

4. Datensparsamkeit und Verarbeitung von Kinderdaten (Minderjährigen Schutz)

ANKERZEIT folgt bewusst dem Grundsatz der Datenminimierung, insbesondere bei der Verarbeitung von Daten der von uns betreuten Kinder im Alter von 3 bis 12 Jahren.

4.1 Geburtsdatum. ANKERZEIT verarbeitet das vollständige Geburtsdatum des Kindes. Dies ist erforderlich, um im Rahmen von Buchungen die Altersgrenzen der jeweiligen Angebote (BASIS, STUDIO, PLUS etc.) korrekt prüfen und einhalten zu können.

4.2 Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Da es sich bei den betreuten Kindern um Minderjährige handelt, die nicht selbst wirksam in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einwilligen können, wird jede erforderliche Einwilligung – insbesondere zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO sowie zu Foto- und Videoaufnahmen gemäß Abschnitt 14 – ausschließlich von den Eltern bzw. sonstigen Erziehungsberechtigten des Kindes eingeholt. Für Verarbeitungen im Rahmen von Diensten der Informationsgesellschaft, die sich unmittelbar an das Kind richten würden, gilt im Übrigen die Altersgrenze des § 4 Abs. 4 DSG (14 Jahre); da sich das Angebot von ANKERZEIT jedoch ausschließlich über die Eltern als Vertragspartner richtet (§ 1.2 der AGB), ist diese Konstellation im Regelbetrieb nicht einschlägig.

4.3 Rechtsgrundlage für sensible Kinderdaten. Die Verarbeitung der in Abschnitt 3 genannten betreuungs- und gesundheitsrelevanten Angaben zum Kind – insbesondere Angaben zu ADHS, Autismus-Spektrum-Merkmalen, Hochsensibilität, Allergien, Triggern und Medikation – erfolgt auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der Erziehungsberechtigten gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die im Rahmen des Elternfragebogens bei der Online-Buchung schriftlich eingeholt wird (siehe im Detail Abschnitt 9). Unbedingt erforderlich für eine sichere Betreuung sind nur die in Abschnitt 9.2 genannten Pflichtangaben (Notfallkontakte und abholberechtigte Personen, Allergien und Unverträglichkeiten sowie notwendige Medikamente einschließlich Notfallmedikation). Ohne diese kann eine sichere Betreuung des Kindes durch ANKERZEIT nicht gewährleistet werden; die Einwilligung zur Verarbeitung der Pflichtangaben ist daher Voraussetzung für den Abschluss eines Betreuungsvertrages. Alle übrigen Angaben (insbesondere Diagnosen, Hochsensibilität und Trigger) sind vollständig freiwillig; ihre Angabe oder Nichtangabe hat keinen Einfluss auf den Abschluss des Betreuungsvertrages.

4.4 Keine Profilbildung. Die von den Eltern bekannt gegebenen Kinderdaten werden von ANKERZEIT nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO und nicht zur Erstellung von Persönlichkeits- oder Verhaltensprofilen verwendet, die über den unmittelbaren Betreuungszweck hinausgehen.

5. Websitebesuch und Logfiles

5.1 Automatische Datenerhebung. Bei der rein informativen Nutzung unserer Website werden automatisch Informationen durch den Browser Ihres Endgeräts an unseren Server bzw. den Server unseres Hosting-Anbieters übermittelt und in sogenannten Logfiles gespeichert. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• aufgerufene Seiten und Ressourcen,

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

• Browsertyp und -version,

• verwendetes Betriebssystem,

• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite),

• IP-Adresse (in gekürzter oder pseudonymisierter Form, soweit technisch möglich),

• übertragene Datenmenge und Statuscode der Anfrage.

5.2 Zweck und Rechtsgrundlage. Diese Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Sicherstellung von Stabilität, Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer IT-Systeme sowie zur Abwehr von Angriffen (z. B. Missbrauchserkennung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb unserer Website).

5.3 Speicherdauer. Logfiles werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert und danach automatisiert gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten sicherheitsrelevanten Vorfalls (z. B. eines Angriffsversuchs) weiter benötigt werden; in diesem Fall werden die betroffenen Logfiles bis zum Abschluss der Aufklärung aufbewahrt.

6. Cookies

6.1 Verwendungszweck. Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Local-Storage-Objekte). Cookies dienen insbesondere

• der technischen Funktion der Website (z. B. Buchungssystem, Warenkorb-Funktion),

• der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit,

• der Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen,

• sowie – sofern Sie zustimmen – statistischen oder Marketingzwecken.

6.2 Technisch notwendige Cookies. Technisch notwendige Cookies, ohne die die Website bzw. das Buchungssystem nicht ordnungsgemäß funktionieren würden, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Betrieb einer funktionsfähigen Website) sowie § 165 Abs. 3 TKG 2021 gesetzt, da für technisch notwendige Cookies keine gesonderte Einwilligung erforderlich ist.

6.3 Optionale Cookies (Statistik). Alle nicht technisch notwendigen Cookies werden ausschließlich mit Ihrer vorherigen, über das beim ersten Websitebesuch eingeblendete Cookie-Banner eingeholten Einwilligung gesetzt. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über das Cookie-Banner, die entsprechende Einstellungsmöglichkeit auf unserer Website oder Ihren Browser ändern bzw. widerrufen.

6.4 Eingesetzte Cookies und Dienste. Unsere Website basiert auf dem Website-System Odoo. Folgende Cookies können gesetzt werden: (a) technisch notwendig: session_id (Sitzung, Sicherheit, Warenkorb), frontend_lang (Spracheinstellung), tz (Zeitzone des Browsers) und website_cookies_bar (Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl), jeweils Odoo; (b) optional, nur mit Einwilligung: utm_campaign, utm_source und utm_medium (Odoo, Erfassung des Interaktionsverlaufs und der Herkunft von Besucherinnen und Besuchern) sowie Google Analytics 4 (_ga und _ga_<Mess-ID>, Laufzeit bis zu zwei Jahre; Google Ireland Limited, Irland) zur statistischen Auswertung der Websitenutzung. Google Analytics wird über den Google Tag Manager eingebunden. Beide Dienste werden erst nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner geladen bzw. aktiviert; ohne Ihre Einwilligung findet keine Messung statt. Die Analysedaten werden in Google Analytics längstens 14 Monate ab der letzten Aktivität gespeichert (siehe Abschnitt 18.2). Zu einer möglichen Datenübermittlung in die USA siehe Abschnitt 19. Eine Übersicht der Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie (www.ankerzeit.wien/cookie-policy).

Nähere Informationen zur Verwendung von Cookies und zu Ihren Rechten als Nutzerin bzw. Nutzer finden Sie ergänzend in unserer Cookie-Richtlinie.

7. Kontaktaufnahme

7.1 Erhebung. Wenn Sie per E-Mail, über ein Kontaktformular oder telefonisch Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen bekannt gegebenen personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dies betrifft insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie den Inhalt Ihrer Nachricht. Nutzen Sie das Formular für Beiträge und Sponsoring, kommen die dort abgefragten Angaben hinzu (siehe Abschnitt 8.6).

7.2 Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Beantwortung von Anfragen zu einer möglichen Buchung) bzw. gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung eingehender Kommunikation.

7.3 Speicherdauer. Sofern aus der Kontaktaufnahme kein Vertragsverhältnis entsteht, werden die betreffenden Daten nach einer angemessenen Frist von in der Regel 12 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder ein fortbestehendes berechtigtes Interesse (z. B. laufende Korrespondenz) entgegenstehen. Entsteht aus einer Anfrage ein Beitrag, eine Sponsoring-Vereinbarung oder eine Rechnung, gilt Abschnitt 8.9.

8. Online-Buchung, Beiträge und Zahlungsabwicklung

8.1 Buchungsdaten. Im Rahmen einer Online-Buchung über unsere Website verarbeitet ANKERZEIT jene personenbezogenen Daten, die zur Organisation, Durchführung und Abrechnung der gebuchten Leistung erforderlich sind, insbesondere Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, gebuchte Leistungen sowie organisatorische Informationen zum Kind gemäß Abschnitt 9. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung bzw. Anbahnung des Betreuungsvertrages).

8.2 Zahlungsdienstleister. Zur Abwicklung von Online-Zahlungen (Buchungen und Beiträge) setzt ANKERZEIT den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) ein. Im Zuge einer Zahlung werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, Zahlungsbetrag, Zahlungsart, Transaktionsdaten sowie – je nach gewählter Zahlungsart – Kreditkartendaten oder Bankverbindungsdaten) unmittelbar an Stripe übermittelt. Kreditkartendaten werden von Stripe verarbeitet und nicht bei ANKERZEIT gespeichert. Stripe verarbeitet die Daten teilweise als eigenständig Verantwortlicher, etwa für Zwecke der Betrugsprävention und gesetzlicher Pflichten. Wird eine Zahlung per Rechnung mit Zahlungslink oder per Überweisung abgewickelt, erhält ANKERZEIT die Zahlungsdaten über Stripe bzw. über den Kontoauszug.

8.3 Rechtsgrundlage und weiterführende Informationen. Die Übermittlung der Zahlungsdaten an Stripe erfolgt bei Buchungen, begünstigten Plätzen und Sponsoring auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung bzw. Anbahnung eines Vertrages), bei freiwilligen Beiträgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Durchführung der von Ihnen veranlassten Zahlung). Nähere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/at/privacy.

8.4 Drittlandübermittlung. Soweit im Rahmen der Zahlungsabwicklung personenbezogene Daten an Zahlungsdienstleister mit Sitz oder Serverstandorten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur, soweit ein angemessenes Datenschutzniveau durch geeignete Garantien sichergestellt ist, insbesondere durch Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission.

8.5 Speicherdauer. Buchungs- und Rechnungsdaten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere der siebenjährigen Aufbewahrungspflicht gemäß § 132 BAO, gelöscht.

8.6 Beiträge und Sponsoring. Sie können ANKERZEIT über unsere Website mit einem Betrag unterstützen, entweder über die Online-Zahlung für „Aufbau und Material“ (ohne Registrierung) oder über das Formular für „Begünstigte Plätze“ und Sponsoring. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, Firma, UID-Nummer, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betrag, Art des Beitrags, Ihre Angaben zu Namensnennung und Logo-Verwendung sowie eine optionale Nachricht, außerdem bei der Online-Zahlung die im Zahlungsformular abgefragten Angaben. Zwecke sind die Abwicklung Ihres Beitrags, die Rechnungslegung, der Abgleich von Zahlungseingängen, die Kommunikation mit Ihnen und – nur mit Ihrer Zustimmung – die Nennung auf Webseite und Social Media.

8.7 Rechtsgrundlage. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung der von Ihnen gewünschten Zahlung bzw. Vereinbarung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten, insbesondere nach BAO und UStG) sowie für die Nennung Ihres Namens, Ihres Unternehmens oder Ihres Logos Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Privatpersonen und Unternehmen werden nur genannt, wenn sie ausdrücklich zugestimmt haben, Logos nur mit Zustimmung des Unternehmens. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an hallo@ankerzeit.wien; wir entfernen die Nennung dann in angemessener Frist. Auf Social-Media-Plattformen gelten ergänzend die Hinweise in Abschnitt 21.

8.8 Beitragsliste und Empfänger. Zur Verwaltung der Beiträge führen wir intern eine Liste (Eingang, Name, Betrag, Rechnungsnummer, Zahlungseingang, Zustimmung zur Nennung). Empfänger Ihrer Daten sind, soweit erforderlich, Stripe (Zahlungsabwicklung), unsere Steuerberatung und Buchhaltung sowie IT- und Hosting-Dienstleister des Website-Systems.

8.9 Speicherdauer. Rechnungs- und Zahlungsdaten zu Beiträgen und Sponsoring werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht 7 Jahre gemäß § 132 BAO gespeichert. Angaben zur Nennung und zum Logo speichern wir bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Anfragen, aus denen kein Beitrag zustande kommt, werden nach in der Regel 12 Monaten gelöscht.

9. Elternfragebogen und besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheits- und Verhaltensdaten)

9.1 Zweck des Elternfragebogens. Für eine sichere und verantwortungsvolle Betreuung verwendet ANKERZEIT im Rahmen der Online-Buchung einen Eltern- bzw. Gesundheits- und Verhaltensfragebogen. Dieser dient ausschließlich dazu,

• die Betreuung individuell und sicher vorzubereiten,

• organisatorische Abläufe innerhalb der kleinen, stabilen Betreuungsgruppen sicherzustellen,

• Risiken für das Kind und andere Kinder zu erkennen und zu minimieren,

• Notfälle angemessen bewältigen zu können,

• und einen stabilen, dem Konzept von ANKERZEIT entsprechenden Betreuungsrahmen für alle Kinder zu schaffen.

9.2 Erfasste Angaben. Im Rahmen des Elternfragebogens können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

• Notfallkontakte und abholberechtigte Personen,

• Allergien und Unverträglichkeiten,

• notwendige Medikamente einschließlich Notfallmedikation,

• freiwillig bekannt gegebene Diagnosen (z. B. ADHS, Autismus-Spektrum-Merkmale),

• Hochsensibilität und vergleichbare Besonderheiten der Reizverarbeitung,

• bekannte Trigger bzw. auslösende Situationen für starke Anspannung, Rückzug oder aggressives Verhalten,

• chronische Erkrankungen und körperliche Besonderheiten,

• Hilfsmittel (z. B. Brille, Zahnspange, Hörgerät),

• sonstige für die sichere Betreuung wesentliche organisatorische Hinweise.

Pflichtangaben und freiwillige Angaben. Pflichtangaben sind Notfallkontakte und abholberechtigte Personen, Allergien und Unverträglichkeiten sowie notwendige Medikamente einschließlich Notfallmedikation, soweit solche vorliegen. Alle übrigen Angaben dieser Liste sind freiwillig. Wenn Sie freiwillige Angaben nicht machen, kann Ihr Kind trotzdem teilnehmen; wir können dann allerdings weniger gezielt auf Ihr Kind eingehen.

9.3 Kein diagnostischer oder therapeutischer Zweck. Diese Angaben dienen ausschließlich der sicheren Organisation und Durchführung unserer Freizeit- und Betreuungsangebote im Sinne des § 2 unserer AGB. Sie werden von ANKERZEIT weder diagnostisch ausgewertet noch therapeutisch interpretiert und nicht zur Erstellung von Persönlichkeitsprofilen verwendet, die über den unmittelbaren Betreuungszweck hinausgehen.

9.4 Rechtsgrundlage – ausdrückliche Einwilligung. Die Verarbeitung dieser besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO erfolgt auf Grundlage der ausdrücklichen, freiwillig erteilten und jederzeit widerruflichen Einwilligung der Erziehungsberechtigten gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die im Zuge des Online-Buchungsvorgangs gesondert und in klar von den übrigen Buchungsdaten getrennter Form eingeholt wird. Ergänzend stützt sich die Verarbeitung – soweit sie zur Erfüllung des Betreuungsvertrages erforderlich ist – auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9.5 Widerruf der Einwilligung. Die Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten kann von den Erziehungsberechtigten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Da die Pflichtangaben gemäß Abschnitt 9.2 Voraussetzung für eine sichere Betreuung im Sinne des § 4 unserer AGB sind, weisen wir darauf hin, dass ein Widerruf der Einwilligung zu diesen Pflichtangaben zur Folge haben kann, dass eine weitere Betreuung des Kindes durch ANKERZEIT nicht mehr möglich ist. Der Widerruf der Einwilligung zu freiwilligen Angaben hat keine Nachteile für die Betreuung; die betreffenden Angaben werden in diesem Fall gelöscht.

9.6 Weitergabe im medizinischen Notfall. Im Falle eines medizinischen Notfalls ist das Betreuungspersonal von ANKERZEIT berechtigt, die im Elternfragebogen bekannt gegebenen, für die Notfallversorgung relevanten Gesundheitsdaten des Kindes – insbesondere Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten, Medikation, Notfallmedikation und relevanten Vorerkrankungen – unverzüglich und ohne vorherige gesonderte Rückfrage bei den Eltern an Rettungskräfte, Notärztinnen und Notärzte, das Krankenhaus- bzw. Spitalspersonal oder sonstige im Rahmen der Notfallversorgung tätige Personen weiterzugeben, soweit dies zum Schutz lebenswichtiger Interessen des Kindes erforderlich ist. Rechtsgrundlage dieser Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die Eltern werden über eine solche Weitergabe unverzüglich, sobald die Umstände dies zulassen, informiert.

9.7 Dokumentation sicherheitsrelevanter Vorfälle und interne Betreuungsnotizen. Soweit dies zum Schutz eines Kindes oder anderer Kinder erforderlich ist, kann ANKERZEIT betreuungsrelevante Vorfälle oder sicherheitsrelevante Beobachtungen dokumentieren, beispielsweise Unfälle, Verletzungen, außergewöhnliche Ereignisse, sicherheitsrelevante Situationen oder dokumentationspflichtige Vorkommnisse im Rahmen des Kinderschutz- und Schutzkulturkonzepts von ANKERZEIT. Eine solche Dokumentation erfolgt ausschließlich zweckgebunden, vertraulich und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Darüber hinaus notiert das Betreuungspersonal in den Stammdaten des Kindes im internen CRM-System (Odoo) kurze, sachliche und nicht wertende Hinweise zur Betreuung (z. B. welche Aktivitäten dem Kind gut tun oder welche Abläufe und Gruppenkonstellationen sich bewährt haben). Diese internen Notizen dienen ausschließlich der besseren Gruppendynamik und der Vorbereitung künftiger Betreuungseinheiten; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und gut organisierten Betreuung). Es werden dabei keine Diagnosen, Persönlichkeitsbeurteilungen oder Verhaltensprofile erstellt (siehe Abschnitte 4.4 und 9.3); Angaben zur Gesundheit werden ausschließlich auf Grundlage des Elternfragebogens gemäß Abschnitt 9.4 verarbeitet. Die Notizen sind Teil der Daten Ihres Kindes: Sie können darüber Auskunft sowie Berichtigung oder Löschung verlangen (Abschnitt 20). Der Zugriff ist auf das erforderliche Betreuungspersonal beschränkt (Abschnitt 9.8); zur Löschung siehe Abschnitt 9.9.

9.8 Zugriffsbeschränkung (Need-to-know-Prinzip). Der Zugriff auf die in diesem Abschnitt genannten sensiblen Informationen ist auf jene Betreuungspersonen und sonstigen Mitarbeitenden beschränkt, die sie zur Erfüllung ihrer konkreten Betreuungsaufgabe tatsächlich benötigen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Kooperationspartnerinnen und -partner von ANKERZEIT werden vertraglich zur Vertraulichkeit sowie zur Einhaltung des Kinderschutz- und Schutzkulturkonzepts verpflichtet.

9.9 Speicherdauer und regelmäßige Löschprüfung. Besonders sensible betreuungsrelevante Informationen werden nach sechs Monaten nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses (ab dem Datum der letzten Angebots-Teilnahme) automatisch gelöscht. Bei aufrechtem Betreuungsverhältnis werden die von den Eltern/Erwachsenen/Erziehungsberechtigten im Rahmen des Buchungsprozesses übermittelten Daten regelmäßig durch die Buchenden selbst kontrolliert und gegebenenfalls geändert. Es kann auch um Löschung oder Adaptierung von sensiblen Daten an hallo@ankerzeit.wien ersucht werden, sollte es sich zwischen zwei Angeboten eine Änderung ergeben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen jedoch eingehalten werden. Interne Betreuungsnotizen (Abschnitt 9.7) sowie Notfallkontakte und abholberechtigte Personen werden ebenfalls sechs Monate nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses gelöscht. Dokumentationen von Unfällen und sicherheitsrelevanten Vorfällen werden grundsätzlich drei Jahre nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses gelöscht; sind sie darüber hinaus zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder im Rahmen des Kinderschutzkonzepts erforderlich (z. B. bei Verletzungen oder laufenden Verfahren), werden sie bis zum Wegfall dieses Zwecks aufbewahrt. Eine Übersicht aller Fristen finden Sie in Abschnitt 18.2.

9.10 Gesundheitsangaben in E-Mails, Dateiablage und beim KI-Assistenten. Angaben nach Abschnitt 9.2 erreichen uns teilweise auch per E-Mail oder als Dokument. Sie können daher in unserem E-Mail-Postfach und unserer Dateiablage (Microsoft 365: Outlook, OneDrive) und künftig auch im Buchungs- und Kundenverwaltungssystem Odoo gespeichert sein. Soweit es für eine konkrete Verwaltungs- oder Betreuungsaufgabe erforderlich ist, kann der von uns eingesetzte KI-Assistent Claude (Anthropic) auf diese Angaben zugreifen. Dabei gilt: Es erfolgt keine diagnostische Auswertung und keine Erstellung von Persönlichkeits- oder Verhaltensprofilen (Abschnitt 9.3). Die Anbieter verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag (Abschnitte 17.5 und 19). Der Zugriff ist auf berechtigte Personen beschränkt (Abschnitt 9.8). Die Löschfristen nach Abschnitt 9.9 gelten auch für Kopien in E-Mails und in der Dateiablage.

10. Ausflüge, Outdoor-Formate und externe Transferunternehmen

10.1 Zweck der Weitergabe. Im Rahmen von Ausflügen, Outdoor-Formaten oder eines gesondert gebuchten Transfers (z. B. mit einem externen Fahrtendienst oder Beförderungsunternehmen) kann es erforderlich sein, bestimmte personenbezogene Daten des Kindes an die beteiligten externen Kooperationspartner (z. B. Transferunternehmen, Verkehrsbetriebe, Reitställe, sonstige Ausflugsziele) weiterzugeben.

10.2 Umfang der Weitergabe. Weitergegeben werden ausschließlich jene Daten, die zur sicheren Durchführung des jeweiligen Ausflugs oder Transfers erforderlich sind, insbesondere Name des Kindes, Notfallkontakte sowie – soweit für die konkrete Aktivität sicherheitsrelevant – ausgewählte Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder gesundheitlichen Besonderheiten. Eine darüberhinausgehende Weitergabe, insbesondere der vollständigen Angaben aus dem Elternfragebogen gemäß Abschnitt 9, erfolgt nicht.

10.3 Rechtsgrundlage. Die Weitergabe erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, auf Grundlage der Einwilligung der Eltern gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO bzw. zum Schutz lebenswichtiger Interessen gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO.

10.4 Auftragsverarbeitung oder eigenständige Verantwortlichkeit. Je nach konkreter Ausgestaltung des externen Angebots agiert der jeweilige Kooperationspartner entweder als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO auf Grundlage einer entsprechenden Vereinbarung mit ANKERZEIT, oder als eigenständig datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die im Rahmen seines Angebots verarbeiteten Daten.

10.5 Information der Eltern. ANKERZEIT weist Eltern vor der jeweiligen Buchung eines Ausflugs- oder Transferangebots mit externer Beteiligung gesondert darauf hin, wenn eine Datenweitergabe an einen externen Anbieter erfolgt. Das Alter und die Größe des Kindes für etwaige Kindersitze bei einem derartigen Angebot erfolgt anonymisiert an den externen Dienstleister und ist somit nicht von der Informationspflicht an die Eltern umfasst.

11. Zusatzangebote (PLUS-Angebote und STUDIO-Angebote, sowie OUTDOOR-Angebote)

11.1 Terminbuchung. Für individuelle Zusatzangebote, die über den regulären BASIS-Gruppenbetrieb hinausgehen, verarbeitet ANKERZEIT die für die Terminorganisation erforderlichen Daten, insbesondere Name des Kindes, gewünschter Termin, gebuchtes Zusatzangebot sowie – soweit für das jeweilige Zusatzangebot sicherheitsrelevant – ausgewählte Angaben aus dem Elternfragebogen gemäß Abschnitt 9. Zu den Zusatzangebot können je nach aktuellem Angebotsumfang von ANKERZEIT beispielsweise 1:1-Lernbegleitung, körperorientierte Entspannungsangebote, AromaTouch, KinFlex ® Kinder-Workshops, Eltern-Kind-Workshops oder sonstige punktuelle individuelle Zusatzleistungen zählen; die jeweils aktuell buchbaren Zusatzangebot ergeben sich aus der Darstellung auf der Website bzw. im Buchungssystem.

11.2 Verantwortlichkeit je Angebot. Ob ein Zusatzangebot durch eigenes Personal von ANKERZEIT oder durch externe Kooperationspartnerinnen und -partner erbracht wird, richtet sich nach dem jeweiligen Angebot und wird den Eltern vor der Buchung des betreffenden Zusatzangebots transparent gemacht. Wird ein Zusatzangebot durch eine externe Kooperationspartnerin bzw. einen externen Kooperationspartner erbracht, gelten die Ausführungen in Abschnitt 10.4 und 10.5 zur Auftragsverarbeitung bzw. eigenständigen Verantwortlichkeit sinngemäß. Auch insoweit erfolgt die Weitergabe von Daten ausschließlich im für die Durchführung des jeweiligen Zusatzangebots erforderlichen Umfang.

11.3 Kein Behandlungs- oder Diagnosezweck. Auch im Rahmen der Zusatzangebote gilt der Grundsatz gemäß Abschnitt 9.3: Es erfolgt keine diagnostische oder therapeutische Auswertung der im Zusammenhang mit dem jeweiligen Zusatzangebot verarbeiteten Daten; die Zusatzangebote dienen ausschließlich der Freizeitgestaltung und Entlastung im Sinne des § 2 unserer AGB.

Sollten ärztliche oder therapeutische Leistungen von externen Kooperationspartnern erbracht werden, gelten deren Allgemeine Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärungen ergänzend.

11.4 Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, auf Grundlage der Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO gemäß Abschnitt 9.4.

12. RAUMZEIT und QUIET HOUSE

12.1 Buchungs- und Organisationsdaten. Sofern Eltern die beiden Rückzugsarbeitsplätze RAUMZEIT oder den Ruhebereich QUIET HOUSE (§ 10 unserer AGB) nutzen, verarbeitet ANKERZEIT jene personenbezogenen Daten, die für Reservierung, Organisation und Abrechnung dieser Nutzung erforderlich sind, insbesondere Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gebuchter Zeitraum sowie Rechnungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung der gebuchten Leistung.

12.2 Kunden-WLAN – Verbindungsdaten. Soweit ANKERZEIT im Bereich RAUMZEIT bzw. QUIET HOUSE tatsächlich einen WLAN-Zugang bereitstellt und dieser technisch ein Verbindungs-Logging vorsieht, werden zur Gewährleistung der IT-Sicherheit, zur Störungsbehebung und zur Abwehr von Missbrauch technische Verbindungsdaten (Logfiles) verarbeitet, insbesondere Zeitpunkt und Dauer der Verbindung, dem jeweiligen Endgerät zugewiesene IP-Adresse sowie Umfang der übertragenen Datenmenge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie, soweit einschlägig, gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Anbieter öffentlich zugänglicher Kommunikationsnetze. Ist ein solches Logging technisch nicht aktiv, entfällt diese Verarbeitung; ANKERZEIT stellt sicher, dass dieser Abschnitt die tatsächlich aktive technische Konfiguration widerspiegelt.

12.3 Keine Inhaltsüberwachung. ANKERZEIT nimmt keine inhaltliche Überwachung, Auswertung oder Protokollierung der von den Eltern über das Kunden-WLAN abgerufenen Inhalte, besuchten Websites oder übertragenen Kommunikation vor. Die Verarbeitung beschränkt sich ausschließlich auf die in Abschnitt 12.2 genannten technischen Verbindungsdaten, soweit ein Logging tatsächlich aktiv ist.

12.4 Speicherdauer. Verbindungsdaten (Logfiles) des Kunden-WLAN werden, soweit ein Logging aktiv ist, grundsätzlich für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert und danach automatisiert gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten sicherheitsrelevanten Vorfalls weiter benötigt werden.

12.5 Eigenverantwortung der Eltern. Die Eltern sind für eine dem Risiko der Nutzung eines öffentlichen bzw. gemeinsam genutzten Netzwerks entsprechende eigene Absicherung ihrer Endgeräte (z. B. Firewall, aktuelle Sicherheitsupdates, Verschlüsselung) selbst verantwortlich; ergänzend gilt § 10.4 unserer AGB betreffend die Nutzung von RAUMZEIT und QUIET HOUSE.

13. Feedback und Qualitätsentwicklung

13.1 Freiwillige Teilnahme. Nach Betreuungsangeboten, Camps oder sonstigen Veranstaltungen können Eltern freiwillig Feedback geben, etwa über verschiedene Feedbackformulare oder Fragebögen. Die Teilnahme an derartigen Feedbackbefragungen erfolgt ausschließlich freiwillig.

13.2 Zweck und Rechtsgrundlage. Diese Informationen dienen ausschließlich der Qualitätsentwicklung und Weiterentwicklung unserer Angebote. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13.3 Keine Weitergabe an Dritte. Personenbezogene Angaben aus Feedbackbefragungen werden ausschließlich im erforderlichen Umfang intern verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Soweit möglich, werden Feedbackauswertungen in anonymisierter oder aggregierter Form erstellt.

14. Foto- und Videoaufnahmen

14.1 Sensibilität des Themas. Uns ist bewusst, dass Foto- und Videoaufnahmen von Kindern ein besonders sensibles Thema darstellen. Deshalb unterscheiden wir bewusst zwischen der Teilnahme an unseren Angeboten und der gesonderten Frage der Bildaufnahme und -verwendung.

14.2 Grundsatz – gesonderte, freiwillige Einwilligung. Foto- oder Videoaufnahmen eines Kindes werden ausschließlich angefertigt und verwendet, wenn die Erziehungsberechtigten hierzu zuvor eine gesonderte, freiwillige und ausdrückliche schriftliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben. Eine Zustimmung zur Teilnahme an unseren Betreuungs- oder Freizeitangeboten beinhaltet keine automatische Zustimmung zur Anfertigung oder Verwendung von Fotos oder Videos.

Die bloße Anwesenheit eines Kindes in einem Bereich, in dem gelegentlich fotografiert oder gefilmt wird, oder das bloße Betreten eines entsprechenden Aufnahmebereichs stellt für sich genommen keine Einwilligung dar; erforderlich ist stets die gesonderte schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten gemäß diesem Absatz.

14.3 Verwendungszwecke. Je nach erteilter Einwilligung können Aufnahmen beispielsweise verwendet werden für:

• Erinnerungsbilder bzw. individuelle Eltern-Updates zur eigenen Familie,

• die Website von ANKERZEIT,

• Social-Media-Kanäle von ANKERZEIT,

• den Newsletter (Abschnitt 15),

• Drucksorten und sonstige Informationsmaterialien.

Die Eltern können bei Erteilung der Einwilligung kanalbezogen festlegen, für welche dieser Zwecke die Aufnahmen jeweils verwendet werden dürfen; eine Einwilligung zu einem Teilzweck (z. B. persönliche Erinnerungsbilder) begründet keine Einwilligung zu den übrigen, hiervon zu unterscheidenden Kanälen (z. B. Social Media).

14.4 Datensparsame Darstellung. Sofern Bilder für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit (Website, Social Media, Drucksorten) verwendet werden, achtet ANKERZEIT nach Möglichkeit auf eine datensparsame Darstellung, beispielsweise durch Aufnahmen ohne erkennbare Gesichter, Aufnahmen von hinten bzw. seitlich, oder durch Unkenntlichmachung bzw. Verpixelung einzelner Kinder.

14.5 Schutz von Rückzugsbereichen (Ruheinsel/QUIET HOUSE). Rückzugs- und Ruhebereiche, insbesondere die Ruheinsel-Zone und QUIET HOUSE, werden während des regulären laufenden Betreuungs- bzw. Nutzungsbetriebs nicht zu Marketingzwecken fotografiert oder gefilmt. Geplante Aufnahmen in diesen Bereichen (z. B. für einen eigens dafür vorgesehenen Fototermin) finden ausschließlich außerhalb des regulären Betriebs statt, in gesperrten, nicht gleichzeitig von anderen Kindern oder Eltern genutzten Räumen und ausschließlich mit Personen, für die eine entsprechende Einwilligung gemäß Abschnitt 14.2 vorliegt.

14.6 Widerruf. Eine einmal erteilte Einwilligung kann von den Erziehungsberechtigten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerruf wirkt für künftige Veröffentlichungen; bereits veröffentlichte Aufnahmen werden, soweit dies mit vertretbarem Aufwand möglich ist, von den eigenen digitalen Kanälen von ANKERZEIT entfernt. Bei bereits gedruckten Materialien (z. B. Broschüren, Plakaten) sowie bei einer bereits erfolgten Weiterverbreitung durch Dritte (z. B. in sozialen Netzwerken durch andere Nutzerinnen und Nutzer) ist eine vollständige Entfernung tatsächlich nicht in jedem Fall möglich; ANKERZEIT weist die Eltern hierauf bereits bei Einholung der Einwilligung transparent hin.

14.7 Einwilligung von Mitarbeitenden. Werden im Rahmen des laufenden Betriebs auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von ANKERZEIT auf Foto- oder Videoaufnahmen erkennbar abgebildet, wird hierfür eine gesonderte, freiwillige Einwilligung der jeweiligen Mitarbeiterin bzw. des jeweiligen Mitarbeiters eingeholt. Diese Einwilligung wird getrennt vom Dienst- bzw. Kooperationsvertrag eingeholt; die Erteilung oder Verweigerung der Einwilligung hat keine arbeits- bzw. auftragsrechtlichen Nachteile zur Folge. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

15. Newsletter und Eltern-Updates

15.1 Anmeldung im Double-Opt-in-Verfahren. Die Anmeldung zu unserem Newsletter bzw. zu regelmäßigen Eltern-Updates erfolgt ausschließlich über ein Double-Opt-in-Verfahren: Nach Eingabe der E-Mail-Adresse im Anmeldeformular erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach aktivem Anklicken dieses Links wird die Anmeldung wirksam und Ihre E-Mail-Adresse in den Verteiler aufgenommen. Damit wird sichergestellt, dass ausschließlich Personen, die die Anmeldung tatsächlich selbst vorgenommen haben, Newsletter-Inhalte erhalten.

15.2 Zweck. Über den Newsletter bzw. die Eltern-Updates informieren wir über Angebote, Termine, Veranstaltungen, Workshops und organisatorische Hinweise von ANKERZEIT sowie – soweit hierfür eine gesonderte Einwilligung gemäß Abschnitt 14 vorliegt – gegebenenfalls über Fotos oder Videos aus dem laufenden Betreuungsbetrieb.

15.3 Rechtsgrundlage. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zum Nachweis der ordnungsgemäßen Einwilligung protokolliert ANKERZEIT den Zeitpunkt der Anmeldung sowie der Bestätigung über den Double-Opt-in-Link.

15.4 Widerruf/Abmeldung. Sie können Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters bzw. der Eltern-Updates jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den in jeder Newsletter-E-Mail enthaltenen Abmeldelink oder durch formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Nach einer Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse aus dem Newsletter-Verteiler entfernt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

16. Kinderschutz und Vertraulichkeit

16.1 Eigenständiges Kinderschutzkonzept. ANKERZEIT verfügt über ein eigenständiges, umfassendes Kinderschutz- und Schutzkulturkonzept, das organisatorische Maßnahmen, Verhaltensrichtlinien, Präventionsmaßnahmen sowie Melde- und Interventionsprozesse zum Schutz der von uns betreuten Kinder definiert und regelmäßig weiterentwickelt. Dieses Konzept ist auf unserer Website eigenständig abrufbar und für Eltern jederzeit einsehbar. Die vorliegende Datenschutzerklärung regelt ausschließlich die datenschutzrechtlichen Aspekte der Datenverarbeitung; die inhaltlichen Standards zu Gewaltprävention, Verhaltenskodex und Interventionsabläufen ergeben sich abschließend aus dem gesonderten Kinderschutzkonzept.

16.2 Schriftliche Verpflichtung der Mitarbeitenden. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie sämtliche im Rahmen von Zusatzangeboten eingesetzten Kooperationspartnerinnen und -partner von ANKERZEIT werden vor Aufnahme ihrer Tätigkeit schriftlich

• auf die Einhaltung des Kinderschutz- und Schutzkulturkonzepts, und

• auf die absolute datenschutzrechtliche Vertraulichkeit (Verschwiegenheitspflicht) im Umgang mit sämtlichen sensiblen Daten der Kinder, insbesondere den in Abschnitt 9 genannten Gesundheits- und Verhaltensdaten,

verpflichtet. Diese Verschwiegenheitspflicht besteht auch über das Ende des jeweiligen Beschäftigungs- bzw. Kooperationsverhältnisses hinaus fort.

16.3 Zugriffsbeschränkung. Ergänzend zur schriftlichen Verpflichtung gemäß Abschnitt 16.2 gilt das in Abschnitt 9.8 beschriebene Need-to-know-Prinzip: Der Zugriff auf sensible Kinderdaten ist ausschließlich jenen Personen eröffnet, die diese zur Erfüllung ihrer konkreten Betreuungs- oder Organisationsaufgabe tatsächlich benötigen.

16.4 Rechtsgrundlage. Die organisatorischen Maßnahmen gemäß diesem Abschnitt dienen der Umsetzung der in Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO (Integrität und Vertraulichkeit) sowie Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) normierten Pflichten und stellen technische und organisatorische Maßnahmen im Sinne dieser Bestimmungen dar.

ANKERZEIT setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen.

16.5 Aktualität der Partner- und Dienstverträge. ANKERZEIT stellt sicher, dass die schriftliche Verpflichtung gemäß Abschnitt 16.2 mit den jeweils aktuellen Dienst- bzw. Kooperationsverträgen der eingesetzten Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und externen Partnerinnen und Partner abgestimmt ist, und aktualisiert die entsprechenden Vertraulichkeitsklauseln bei Vertragsänderungen bzw. gesetzlichen Änderungen (sofern es einer separaten Schriftlichkeit hierfür bedarf).

17. Empfänger personenbezogener Daten

17.1 Grundsatz. Eine Weitergabe personenbezogener Daten durch ANKERZEIT an Dritte erfolgt ausschließlich,

• soweit dies zur Erfüllung des Betreuungs- bzw. Nutzungsvertrages erforderlich ist,

• aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen,

• auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung der betroffenen Person bzw. der Erziehungsberechtigten, oder

• im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrags.

17.2 Kategorien von Empfängern. Hierzu können insbesondere zählen:

• Steuerberatung und Buchhaltung,

• Odoo als Anbieter des Website-Systems, des Online-Buchungssystems und der internen Kundenverwaltung (CRM) sowie dessen Hosting-Anbieter collaborative.cloud,

• sonstige IT-Dienstleister (Wartung, Support und technische Betreuung von Website und Buchungssystem),

• Microsoft Ireland Operations Limited als Anbieter von Microsoft 365 (E-Mail/Outlook, Kalender, Dateiablage/OneDrive, siehe Abschnitt 17.5),

• Anthropic als Anbieter des KI-Assistenten Claude (siehe Abschnitt 17.5 und Abschnitt 19),

• Newsletter-Dienstleister Odoo Mailing (im Zusammenhang mit dem Double-Opt-in-Verfahren gemäß Abschnitt 15),

• Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., Irland (siehe Abschnitt 8),

• Analysedienste Google Analytics und Google Tag Manager (Google Ireland Limited, nur mit Ihrer Einwilligung, siehe Abschnitt 6),

• externe Kooperationspartnerinnen und -partner im Zusammenhang mit Ausflügen, Transfer oder PLUS-Angeboten (siehe Abschnitte 10 und 11),

• Rettungskräfte, Notärztinnen und Notärzte sowie Spitäler im medizinischen Notfall (siehe Abschnitt 9.6),

• Behörden oder Gerichte, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

17.3 Umfang der Weitergabe. Eine Weitergabe erfolgt in jedem Fall ausschließlich im für den jeweiligen Zweck erforderlichen Umfang. Eine Weitergabe von Daten zu Zwecken, die über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke hinausgehen, insbesondere ein Verkauf personenbezogener Daten an Dritte, findet nicht statt.

17.4 Aktualisierung der Empfängerliste. ANKERZEIT führt eine interne, laufend aktualisierte Liste sämtlicher tatsächlich eingesetzter Empfänger gemäß Abschnitt 17.2 und gleicht diese vor Veröffentlichung neuer Fassungen dieser Datenschutzerklärung ab.

17.5 Büro-IT, Dateiablage und KI-Assistenz. Für E-Mail-Kommunikation, Kalender und Dateiablage nutzt ANKERZEIT Microsoft 365 (Outlook, OneDrive). Dort können auch Angaben zu Kindern gespeichert sein, die uns per E-Mail oder als Dokument übermittelt werden, einschließlich betreuungs- und gesundheitsrelevanter Angaben (siehe Abschnitt 9). Solche Angaben können künftig auch in unserem Buchungs- und Kundenverwaltungssystem Odoo gespeichert werden. Zur Unterstützung von Verwaltungsaufgaben (z. B. Erstellen von Texten, Terminplanung, Sichten von E-Mails und Dokumenten) setzt ANKERZEIT außerdem den KI-Assistenten Claude von Anthropic ein. Claude kann dabei auf E-Mails, Kalender und Dateien in Microsoft 365 zugreifen, soweit die jeweilige Aufgabe dies erfordert. Microsoft und Anthropic verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich im Auftrag von ANKERZEIT und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und sicheren Verwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für Gesundheitsangaben gelten ergänzend die Regelungen in Abschnitt 9. Zum Schutz der Daten treffen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, insbesondere die Beschränkung des Zugriffs auf berechtigte Personen, passwortgeschützte Zugänge und die vertragliche Bindung aller eingesetzten Dienstleister an Vertraulichkeit und Datenschutz.

18. Speicherdauer

18.1 Allgemeiner Grundsatz. Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks sowie nach Ablauf einschlägiger gesetzlicher Fristen werden die betreffenden Daten gelöscht oder anonymisiert.

18.2 Übersicht wesentlicher Fristen.

18.3 Besonders sensible Daten. Besonders sensible betreuungsrelevante Informationen gemäß Abschnitt 9 werden – wie dort im Detail geregelt – regelmäßig überprüft und gelöscht, sobald sie für die sichere Durchführung unserer Angebote nicht mehr erforderlich sind.

19. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer) erfolgt nur, soweit dies im Rahmen der Nutzung einzelner Dienstleister erforderlich ist, insbesondere der in Abschnitt 8 genannten Zahlungsdienstleister und, mit Ihrer Einwilligung, von Google Analytics und Google Tag Manager (Google Ireland Limited; Datenübermittlung an die Muttergesellschaft Google LLC in den USA möglich, siehe Abschnitt 6.4), sowie gegebenenfalls im Zusammenhang mit eingesetzten Cloud- und Hosting-Anbietern (z. B. für Website- oder Buchungssystem-Infrastruktur) und mit Social-Media-Plattformen, auf denen ANKERZEIT im Rahmen von Abschnitt 14.3 Inhalte veröffentlicht. In diesen Fällen stellt ANKERZEIT sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, insbesondere durch

• einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO für das jeweilige Drittland, oder

• den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, gegebenenfalls ergänzt um zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen.

Soweit Daten an Google LLC in den USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (soweit der Empfänger daran teilnimmt) und ergänzend auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Ohne Ihre Einwilligung im Cookie-Banner findet diese Übermittlung nicht statt.

Anthropic (KI-Assistent Claude, siehe Abschnitt 17.5) verarbeitet Daten auch in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags sind.

Bei der Veröffentlichung von Inhalten auf Social-Media-Plattformen mit Sitz oder Serverinfrastruktur außerhalb der EU/des EWR (z. B. im Rahmen von Abschnitt 14.3) ist zu berücksichtigen, dass der jeweilige Plattformbetreiber regelmäßig als eigenständig datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die weitere Verarbeitung auf seiner Plattform auftritt; nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der jeweiligen Plattform.

Nähere Informationen zu einer konkreten Drittlandübermittlung können bei den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten angefragt werden.

20. Betroffenenrechte und Beschwerderecht

20.1 Überblick über Ihre Rechte. Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu, die Sie jederzeit unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten geltend machen können:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie bzw. Ihr Kind verarbeiten, sowie eine Kopie dieser Daten erhalten.

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter den dort genannten Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. jener Ihres Kindes verlangen, insbesondere wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen haben.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird, etwa während der Prüfung eines Berichtigungs- oder Widerspruchsanliegens.

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

• Recht auf Nichtunterliegen einer ausschließlich automatisierten Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO): Wie in Abschnitt 4.4 dargestellt, findet eine solche automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling durch ANKERZEIT nicht statt.

20.2 Ausübung der Rechte für Kinder. Da die betreuten Kinder minderjährig sind, werden die vorstehenden Rechte hinsichtlich der Daten des Kindes durch die Erziehungsberechtigten in deren Namen ausgeübt. ANKERZEIT behält sich vor, im Einzelfall einen geeigneten Nachweis der Vertretungsbefugnis zu verlangen, um die Rechte des Kindes vor einer unberechtigten Geltendmachung durch Dritte zu schützen.

20.3 Bearbeitungsfrist. ANKERZEIT wird Anträge zur Ausübung der vorstehenden Rechte unverzüglich, in der Regel innerhalb eines Monats ab Eingang des Antrags, bearbeiten. Diese Frist kann in begründeten Fällen unter Berücksichtigung der Komplexität und Anzahl der Anträge um weitere zwei Monate verlängert werden; über eine solche Verlängerung sowie deren Gründe werden Sie innerhalb der ursprünglichen Monatsfrist informiert.

20.4 Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde. Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. jener Ihres Kindes gegen die DSGVO verstößt. Die für ANKERZEIT zuständige Aufsichtsbehörde in Österreich ist die

Österreichische Datenschutzbehörde (DSB)

Barichgasse 40–42
030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at

20.5 Direkte Kontaktaufnahme empfohlen. Wir sind bemüht, Ihre Anliegen zum Datenschutz unmittelbar und unbürokratisch zu klären, und bitten Sie, sich bei Fragen oder Bedenken zunächst gerne direkt an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten von ANKERZEIT zu wenden.

Ergänzend steht Ihnen hierfür auch das auf der Website hinterlegte Kontaktformular zur Verfügung; die interne Bearbeitung datenschutzrechtlicher Anfragen erfolgt bei ANKERZEIT durch die Geschäftsführung.

20.6 Änderungen dieser Datenschutzerklärung. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, geänderte Verarbeitungszwecke oder neue Angebote von ANKERZEIT anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs unserer Website bzw. zum Zeitpunkt der jeweiligen Buchung aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

21. Social-Media-Präsenzen und verlinkte Dienste

21.1 Verlinkung. Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Auftritte bei Facebook und Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland). Es handelt sich um einfache Verlinkungen; beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an Meta übermittelt. Erst wenn Sie einen Link anklicken, werden Sie zur jeweiligen Plattform weitergeleitet, und es gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters.

21.1a Videos auf YouTube. Auf unserer Startseite zeigen wir ein Karussell mit Vorschaubildern zu Videos auf unserem YouTube-Kanal (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Vorschaubilder liegen auf unserer eigenen Website; die Videos sind nicht in unsere Website eingebettet. Beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an YouTube übermittelt. Erst wenn Sie auf ein Video klicken, öffnet sich YouTube in einem neuen Browser-Tab, und es gelten die Datenschutzbestimmungen und Cookie-Einstellungen von YouTube bzw. Google.

21.2 Unsere Auftritte. Wenn Sie unsere Profile besuchen oder mit unseren Beiträgen interagieren, verarbeitet der jeweilige Plattformbetreiber Ihre Daten grundsätzlich als eigenständig Verantwortlicher (siehe auch Abschnitt 19). Für die uns von Meta bereitgestellten Statistiken zur Nutzung unserer Seiten (Seiten-Insights) sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO; wir erhalten dabei ausschließlich aggregierte Daten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Fotos und Videos von Kindern gilt ausschließlich Abschnitt 14.

21.3 Kontakt über soziale Netzwerke. Wenn Sie uns über soziale Netzwerke schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht zur Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Bitte senden Sie uns über soziale Netzwerke keine Gesundheitsangaben zu Ihrem Kind; dafür steht der Elternfragebogen im Buchungsprozess zur Verfügung.

Tel.: ​+43 1 361 96 99
E-Mail: ​​hallo@ankerzeit.wien
Website: ​​https://ankerzeit.wien